Selbstorganisierte Teams

Buurtzorg wurde zu einem weithin bekannten Modell für Selbstorganisation: Die niederländische Hauskrankenpflege-Organisation besteht beinahe ausschließlich aus selbstorganisierten Teams und erfreut sich größter Beliebtheit bei Gepflegten und Pflegekräften (Laloux, 2015; Leichsenring, 2015). „Selbstorganisiert“ beschreibt hierbei ein Team ohne klassische, einzelne Führungskraft, die das Team leitet. Alle notwendigen Entscheidungen werden von allen Teammitgliedern gemeinsam getroffen. Bei Problemen unterstützen interne Coaches. Das Konzept basiert unter anderem auf der Überlegung, dass jene Personen, die die praktische Arbeit umsetzen, auch über das beste Wissen zu den wichtigen Entscheidungen verfügen.

Diesem Beispiel folgend, experimentieren auch in Österreich verschiedenste Organisationen um herauszufinden, welche Form der Selbstorganisation für sie passend ist. In der Caritas der Erzdiözese Wien sind die Ansprüche, die Qualität der Arbeit für die Kund*innen zu steigern und das Entscheidungspouvoir für die Mitarbeiter*innen schrittweise zu erweitern, dabei leitend. Im gesamten Wiener Stadtgebiet arbeiten über 70 Teams mit jeweils sieben bis 13 Mitgliedern. Diese Teams verteilen sich auf neun Pflege Zuhause-Standorte mit je einer Stationsleitung in Führungsverantwortung.
Die Stationsleiter*innen sind also Vorgesetzte und Leitung im herkömmlichen Sinn, jedoch verändert sich deren Rolle und Haltung als Teil des Prozesses. Sie sind daher in besonderem Maße gefordert Vorbild zu sein, Entscheidungsspielräume zu öffnen und Orientierung zu geben (Gherson & Gratton, 2022). Regelmäßige interne Reflexionen und externe Begleitung helfen dabei die neue Führungsform für sich zu definieren. Eine Form, die jedenfalls Elemente aus Coaching enthält und schrittweise immer mehr danach fragt: Was benötigt ihr, damit ihr selbst entscheiden könnt?

Alle Entscheidungen im Rahmen des Pflege- und Betreuungsprozesses zu den einzelnen Kund*innen sind an die Teams delegiert. Übergeordnete Entscheidungen treffen die Stationsleitungen im so genannten Stationskreis gemeinsam mit je einer delegierten Person aus allen Teams. Dies sichert den wechselseitigen Informationsfluss und die Einbeziehung der verschiedenen Perspektiven.

Entschieden wird in den Teams sowie im Stationskreis nach dem Konsent-Prinzip: Eine Entscheidung über einen Vorschlag ist dann gültig, wenn es gegen den vorgebrachten Vorschlag keinen schwerwiegenden Einwand einer anwesenden Person gibt. Dieses Prinzip entstammt dem Organisationsmodell der Soziokratie und sichert die Gleichwertigkeit aller Beteiligten in einer Entscheidung ab (Strauch, 2022).

Neben pflegerelevanten Entscheidungen umfassen die Domänen der Teams, je nach Entwicklungsphase, beispielsweise jährliche Teamziele, gemeinsame Urlaubs- bis hin zur gesamten Dienstplanung oder fachliche Weiterentwicklungen, die das Team für sich als notwendig erachtet.

Nachdem die traditionelle Führungsaufgabe der Teamleitung schrittweise auf mehrere Personen aufgeteilt wird, werden fixe Rollen in den Teams definiert: Jedes Team wählt für sich jedenfalls eine*n Moderator*in und eine*n Protokollführer*in. Des Weiteren eine*n Delegierte*n in die nächsthöhere Ebene, den Stationskreis. Zwei interne Agile Coaches der Caritas unterstützen die Entwicklung der selbstständigen Teams.

Digitale Tools

Ein Merkmal der mobilen Hauskrankenpflege ist, anders als im stationären Bereich, dass die Teammitglieder nicht gemeinsam vor Ort tätig sind. Außerdem können nicht immer alle Teammitglieder gleichzeitig an den Teambesprechungen teilnehmen. Dazu wurden, u. a. mittels Förderung der Arbeiterkammer Wien, verschiedene digitale Instrumente eingeführt. Sie sollten die Selbstorganisation der Teams unterstützen:

Erstens, ein sicheres Direkt-Chat-Programm für Smartphones namens „RocketChat“. Es ermöglicht den Teammitgliedern das gesamte Team oder einzelne Teammitglieder per Direktnachricht schnell zu kontaktieren. RocketChat funktioniert sehr ähnlich wie WhatsApp, das für die berufliche Kommunikation kein geeignetes Programm darstellt. Neben schnellen fachlichen Fragen können mobile Teams, gerade in Pandemie-Zeiten, so auch informell und abseits von regelmäßigen Treffen am Standort miteinander in Kontakt bleiben.

Zweitens, eine online Kollaborationsplattform („Confluence“), die überall mittels Smartphone, Laptop oder PC geöffnet werden kann, wird für den strukturierten Informationsaustausch genutzt. Alle Teammitglieder können gleichberechtigt die eigene Teamseite bearbeiten. Dort sind die in Workshops erarbeiteten Team-Ziele dokumentiert. Auf dieser Plattform werden unter anderem die Teamprotokolle geführt und sind so für alle auch nachträglich einsehbar. Während virtueller Teambesprechungen können alle gleichzeitig das Protokoll verfolgen und Richtigstellungen sofort anmerken. Vor Teambesprechungen ist die Agenda für alle ersichtlich und kann – je nach Team-Regeln – vorab individuell ergänzt werden. Die Pflegeteams sind auch mit ihren Büroteams der Pflege-Zuhause-Standorte vernetzt. Verwaltungsaufgaben können dadurch vereinfacht und Aufgaben direkt digital zugewiesen werden.
Auch die Protokolle der nächsthöheren Ebene, des Stationskreises, sind in Confluence für alle Teams einsehbar. So können Entscheidungen oder Pläne des Stationskreises von Teammitgliedern direkt in den Teambesprechungen mit ihrer*m Delegierten diskutiert werden.

Durch die Transparenz, die durch diese Plattform geschaffen wird, ist eine wichtige Basis für Mitgestaltung und organisationales Lernen gegeben. Eine rasche Kontaktaufnahme bei Problemen kann stattfinden. Erfahrungen können strukturiert erfasst werden und mittels einer treffsicheren Suchfunktion auch rasch wieder gefunden werden. Das Teilen von Informationen und die Möglichkeit zur Bearbeitung von Inhalten stärkt das Verantwortungsbewusstsein der Teammitglieder.

Als weiteres Tool befindet sich das sogenannte „digitale Dienstplan-Wunschbuch“ in Bearbeitung. Dies soll Einsatzplaner*innen und Pflegepersonen ermöglichen, den Bedarf und die Bedürfnisse rascher und direkt miteinander abzustimmen. Das Thema Dienstplanung ist ein zentrales Thema im Pflegeberuf. Wenn mehr Mitbestimmung ermöglicht wird, trägt das wesentlich dazu bei einen förderlichen Rahmen für Mitarbeitende in der Hauskrankenpflege zu schaffen.

Fazit

Die dargelegten Ansätze und Instrumente sollen dazu führen, das Selbstwirksamkeitserleben der Pflegekräfte zu fördern und die Freude an der Arbeit zu erhöhen. Dies führt in der Folge zu attraktiveren Arbeitsbedingungen und einem Mehrwert für Kund*innen. Die selbstbestimmte Teamentwicklung ist ein zentraler Baustein dafür. Natürlich entstehen entlang eines solchen Weges der Veränderung viele Unsicherheiten, Fragen oder auch Konflikte. Nicht immer sind alle Ansprüche oder Ziele erfüllt. Auf dem Weg der Selbstorganisation gilt es daher offen zu sein für Reflexion und Adaption. Digitale Tools können wesentliche Unterstützungselemente sein. Dabei ist zu beachten, dass Pflegefachkräfte unterschiedliche Kompetenzen in der Anwendung digitaler Tools aufweisen. Begleitung, Schulungen, Coaching, Offenheit und Neugier sind hilfreich um den Weg gemeinsam zu gehen.